Qué es una recepcionista virtual con IA
No es un contestador ni un chatbot de menús con opciones numeradas. Es un asistente que entiende lo que escribe o dice el paciente, responde con la información de tu clínica y actúa: consulta la agenda, reserva, cambia o cancela la cita y deja constancia en tu sistema.
La diferencia con un formulario de reserva es que conversa. Si el paciente no sabe qué tratamiento necesita, pregunta; si no le encaja ningún hueco, propone otro; si se queda sin responder, vuelve a escribirle.
Qué tareas puede asumir
Las que más tiempo quitan en recepción y menos criterio clínico requieren:
- Responder dudas frecuentes: horarios, dirección, precios orientativos, qué llevar a la primera visita.
- Dar, cambiar y cancelar citas en la agenda real de la clínica.
- Enviar recordatorios antes de la cita y gestionar la respuesta del paciente.
- Recoger los datos de un paciente nuevo antes de la primera visita.
- Atender fuera de horario, cuando la recepción está cerrada.
- Hacer seguimiento de presupuestos y revisiones pendientes.
Qué debe seguir haciendo tu equipo
Una recepcionista virtual no diagnostica ni da consejo clínico. Las quejas, los casos delicados, las dudas médicas y cualquier petición de hablar con una persona deben pasar a tu equipo, con el historial de la conversación para que nadie tenga que repetir nada.
Antes de implantarla, define por escrito qué puede responder sola, qué tiene que derivar y qué no debe prometer nunca. Ese documento es la base de todo lo demás.
Cómo se conecta con tu agenda y tu CRM
La recepcionista solo es útil si ve los huecos reales. Aly trabaja sobre el sistema que ya usas, sin migrar datos: hoy se integra con Odoo, HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics, Zoho CRM, Calendly, Google Calendar, Outlook Calendar, WodBuster y Timp. Si tu clínica usa otro programa, lo revisamos en la demo.
WhatsApp e Instagram se conectan desde el primer momento, y el resto de integraciones se van añadiendo según lo que necesites.
Cómo implantarla paso a paso
Una implantación ordenada evita sorpresas en la primera semana:
- Haz una lista de los motivos por los que te contactan los pacientes y cuáles se repiten más.
- Escribe las respuestas aprobadas para cada motivo, con el tono de tu clínica.
- Define las reglas de derivación: cuándo pasa a una persona y a quién.
- Conecta los canales (WhatsApp, Instagram, teléfono) y la agenda.
- Revisa las conversaciones de las primeras semanas y ajusta las respuestas.
Privacidad y transparencia
En una clínica se tratan datos de salud, una categoría especial del RGPD. La recepcionista debe recoger solo lo necesario, informar a cada paciente y estar cubierta por un contrato de encargo de tratamiento.
Además, el paciente tiene que saber que habla con una IA. Aly se presenta siempre como asistente virtual y cumple las obligaciones de transparencia del Reglamento europeo de IA.